エンジニア向け60点の電話対応

電話対応めんどくさい。。。

こんにちは、電話対応もやらされる若手エンジニアのでんでん@denden_blog です。

自分が電話対応で特にめんどくさいと感じるパターンは、
相手が希望する電話相手が席を外しているときです。

・マナー上、「折り返しお電話するようお伝えしましょうか」と言わないといけないし、
・伝言相手が席に戻ってこないか気にしないといけません

ただ、この記事ではこういった100点の電話対応は全てやめて60点の電話対応していこうということを提案しています!

エンジニアは電話対応で時間を取るより持ってるタスクに時間かけた方がいいんです。
電話対応などは失礼にならないギリギリのところを攻めて楽していきましょう!

60点の電話対応

自分から折り返し連絡する提案をしない

取り次ぎ相手が席にいないとき、「折り返しするよう伝えておきましょうか」というのが丁寧な対応です。

しかし、「折り返し連絡するよう伝える」という仕事が無駄に増えてしまいます。

ただでさえ、他の仕事に集中していたところを電話で意識を割り込まれたのに仕事まで増やされていてはたまりません!

電話相手「◯◯さんに変わっていただけますか?」と聞かれたら、
「すいません。◯◯は席を外しています。」といいその後は黙りましょう!

相手に再び電話してもらうことを祈ります。

電話相手「かしこまりました。また時間置いて掛け直します。」と言わせればこちらの粘り勝ちです。You Win!!

ところが、
電話相手「すみませんが、席に戻ってきたら折り返し電話いただけるよう伝言お願いできないでしょうか」と、伝言を頼まれてしまう時もあります…

ここまで言われたらしょうがないです…
伝言を伝えましょう…

もう一度、電話相手の会社名、名前、連絡先などを確認します。

ただし、相手の言い分どおり伝言相手が「席に戻ってくるまで待つ」なんてことは絶対にやめましょう!!

席に戻ってくるまで「待たない」

伝言相手が席に戻ってくるまで待ってはいけない理由は2つあります。

1.マルチタスクにより脳のパフォーマンスが落ちる

電話を受ける前は目の前の仕事に集中すればよかったはずです。

ところが、伝言を頼まれたあとはこの2つのことを気にしないといけません。

①目の前の仕事をこなす
②伝言相手が戻ってくるか気にする

脳は1度に複数のことを考えるとパフォーマンスが低下します

仕事が遅くなるだけでなく、疲労感も強まっちゃいます。

そもそも、「戻ってきたら伝えてほしい」なんて勝手に決めないでほしい。。

そんなことは無視して、電話が終わったらすぐ伝言を伝えるのです!

2.場所を移動できない

もうひとつ伝言相手が戻ってくるまで待たない理由が、場所を移動できなくなるからです。

トイレに気軽に行けないのはもちろんのこと、違う人へ相談にいく、違う部屋で仕事をするなど動きに制限かかります。

大したデメリットではないように感じますが、「あと5分くらい伝言相手が戻ってくるまで待ってみよー」なんてことを考えてしまい時間をサラッと無駄にしてしまうのが恐ろしいんですよね…

60点の伝言連絡方法

伝言相手が戻ってくるまで待ってはいけないなら、すぐに連絡すればいいのです!

おすすめの伝言方法を2つ紹介します。

社内チャットアプリケーションで連絡する

会社によってはメール以外の連絡方法のほかに、Lineのようにリアルタイムでチャットがてきるアプリケーション(以下社内チャット)を導入しているケースがあります。

社内チャットをおすすめするメリットは3つです。

①発信者がだれか名乗らずとも表示される

この後おすすめする、伝言メモによる伝言は誰が書いたのか伝えないのといけません。

一方社内チャットであれば送信者が自動で表示されるので少しだけ楽することができます。

②発信時刻がわかる

何時に電話がかかってきたかは重要な情報です。

社内チャットだとメッセージ送信時刻がわかるので、この情報もわざわざ言う必要がなくなります。

③メールより優先的に確認してもらえる

伝言なので確認してもらえないといけないわけですが、その簡易的な操作やメッセージ受信時の強調的なUIによりメールよりも優先して確認してもらえます。

また、既読したかどうかもわかるものも多いので、相手に確認してもらえたかわかることもメリットです。

社内チャットによる伝言のデメリット

ちなみに社内チャットで伝言するデメリットもあります。

伝言相手が打ち合わせ中などで、電話はできる状況ではないけど社内チャットを利用できる状況があります。
そのタイミングで「折り返し電話するようにしてください」と伝言しても、その人が席に戻るまでに時間が空くため電話し忘れてしまう可能性が高いという点です。

でも、気にする必要はありません。
あなたの役割は伝言を伝えることです。

電話させることまでは含んでいないのです。
電話し忘れた相手が悪いんです。いや本当に。

・伝言メモ用にカスタマイズされたメモを使う

社内チャットがない場合や、どうしても席に戻ってくるまで連絡の取れない相手であれば伝言のメモを残しましょう。

ただし、伝言メモ用にカスタマイズされた物を使いましょう。

自分のおすすめサイトである「matsurica.com」さんのリンクを貼っておきました。

こちらのサイトに紹介されてるテンプレートであれば、
□折り返しお電話いただきたい
□電話があったことを伝えてほしい
□また電話します
などなど、チェックボックスを選ぶだけで要件を伝えられます。

要件を書いたあとは、伝言相手の机で目につく場所にメモを置きましょう。
キーボードの上などは特におすすめです。

メモをどかさないとパソコンに触れないので必ず目につきますからね。

まとめ:電話の受け方も伝言方法も60点で対応しよう

〈電話を受ける時〉
「折り返し電話するようお伝えしましょうか」なんて気を効かせない!

〈伝言を伝えるとき〉
・伝言相手が席に戻るまで待つのはやめて、すぐに役目を果たしちゃおう!
・伝え方は社内チャットか、カスタマイズされた伝言メモで!

電話対応嫌いな人は多いと思いますが、電話対応くらい60点でこなしていけたらいいですよね。

ではでは!

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